Onze aanpak

Voorbereidingen

De nieuwe methodiek 7.0 start met een position paper van de directeur-bestuurder. Dit paper gaat over: (1) de missie en doelen van de corporatie, (2) de leerpunten uit de vorige visitatie die daadwerkelijk in praktijk zijn gebracht en (3) de leervragen en verantwoordingspunten die van belang zijn in de visitatie. Daarnaast kan er een SWOT-analyse worden opgenomen in de position paper.

De Stichting Visitatie Woningcorporaties Nederland (SVWN) heeft een lijst van documenten opgesteld voor een maatschappelijke visitatie. Samen met uw organisatie zal Procorp de benodigde informatie voor deze documenten verzamelen.

Via een beveiligde Teamsomgeving van Procorp kunnen de documenten worden aangeleverd. Op die manier wordt informatieveiligheid in stand gehouden.

1. Ontwerpgesprek

De visitatie start met het opstellen van een stakeholdersanalyse. Samen met de directeur-bestuurder, de raad van commissarissen (RvC), het managementteam (MT), de interne projectleider, de secretaris en de visitatiecommissie zal dit startgesprek plaatsvinden. De belangen en prioriteiten van alle belanghebbenden zullen dan op tafel worden gelegd.

In het ontwerpgesprek zal ook de inhoud, de aanpak en het proces van de visitatie worden besproken. Samen kijken we naar de aangeleverde documenten die zijn verzameld ter voorbereiding van het gesprek. Het gesprek geeft voor uw organisatie de gelegenheid om aan te geven waar accenten van de maatschappelijke visitatie moeten liggen.

Door middel van het startgesprek en de stakeholdersanalyse kunnen wij een definitieve aanpak opstellen van de visitatie.

2. Uitwerken ontwerpgesprek

Met de aangeleverde informatie en de stakeholdersanalyse worden digitale enquêtes opgesteld. Deze vragenlijst omvat de belangrijkste thema’s en onderwerpen voor uw organisatie; deze vragenlijst zal met u worden doorgenomen. Op dat moment is er ook gelegenheid om vragen te stellen en/of relevante onderwerpen toe te voegen aan de vragenlijst. Vragen in de enquête kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op de relatie tussen de corporatie en haar belanghebbenden of op uitdagingen in het speelveld.

Ter voorbereiding op de visitatiedagen worden belanghebbenden voorzien van de position paper en een factsheet, deze zal Procorp samen met u opstellen. De deelnemers van de digitale enquête worden gevraagd om de enquête ruimschoots voor de visitatiedag in te dienen.

De uitkomsten van deze enquête en de vragen voortgekomen uit de aangeleverde informatie vormen de basis voor de visitatiedagen.

3. Een-op-een gesprekken

Een-op-een worden er gesprekken gevoerd met de vertegenwoordigers van belangrijke netwerkpartners voor uw corporatie. Samen met u bespreken we hoeveel een-op-een gesprekken er zullen plaatsvinden en met welke netwerkpartners deze gesprekken het meest waardevol zullen zijn.

Het inzicht dat is opgedaan door middel van de enquêtes en de eerste visitatiegesprekken zal het startpunt zijn voor de een-op-een gesprekken. Het zal een richting geven in de (hoeveelheid) onderwerpen die worden uitgevraagd in de gesprekken.

De een-op-een gesprekken geven de mogelijkheid om dieper in te gaan op bepaalde thema’s. De persoonlijke gesprekken zorgen hierdoor voor een kwalitatief beeld van hoe uw corporatie op dat moment presteert in haar maatschappelijk netwerk. Daarnaast kunnen deze gesprekken als handvatten dienen in de toekomst en bij vervolgsessies.

4. Kwestival

Het is mogelijk om na de een-op-een gesprekken geen festival, maar een kwestie-val te organiseren. Dit is een interactieve sessie waarin diverse belangrijke onderwerpen en kwesties voor de huurders en andere netwerkpartners worden besproken.   

Tijdens deze dag zal er aan de hand van inhoudelijke tafels gesproken worden over relevante uitkomsten, bijvoorbeeld op het gebied van samenwerkingen binnen het netwerk en verduurzaming van woningen. Een sessie als deze zal communicatie en begrip tussen netwerkpartners stimuleren, wat ook positieve uitkomsten heeft op de dagelijkse verstandhoudingen. 

5. Speel de toekomst

Een andere mogelijkheid is de sessie ‘Speel de toekomst uit’, waarbij diverse netwerkpartners en belanghebbenden zich buigen over de vraag: waar moet een ideale wijk aan voldoen?  

Uit ervaring weten wij dat netwerkpartners elkaar niet altijd begrijpen. Zo kunnen de corporatie en bewoners een wens hebben voor zonnepanelen, maar is dit vanuit het energiebedrijf niet altijd mogelijk door praktische redenen.   

Door diverse netwerkpartners en belanghebbenden samen te brengen en in discussie te laten gaan, wordt er draagvlak gecreëerd bij beiden partijen. Mogelijke netwerkpartners die deze sessie kunnen bijwonen zijn bewoners, netbeheerders, gemeentes, corporaties en zorgpartners.   

Om de gedroomde wijk voor alle participanten beeldend te maken, zal Procorp hier een 2D- en/of 3D-model van uitwerken. Op die manier wordt er voor alle partijen inzichtelijk gemaakt waar zij samen naartoe zullen werken.   

6. Rapportage en dialoog

Na het uitvoeren van de vorige visitatiestappen, stelt de visitatiecommissie de conceptrapportage op. Hierin zijn – door middel van zowel tekst als visualisaties – de maatschappelijke prestaties van de afgelopen vier jaar én het verbeterpotentieel voor de komende jaren verwerkt.   

Het visitatierapport zal voor alle belanghebbenden leesbaar zijn. Bijzonder positieve bevindingen komen goed voor het voetlicht. Aandachtspunten en/of uitdagingen worden duidelijk en binnen hun (volkshuisvestelijke) context gepresenteerd.   

Uit de praktijk blijkt dat dit gewaardeerd wordt omdat het DNA van de corporatie en de specifieke dynamiek van het lokale speelveld inzichtelijk wordt gemaakt. 

Na het verwerken van de eventuele opmerkingen van SVWN in het rapport, wordt deze definitief gemaakt en toegestuurd aan de corporatie. De directeur-bestuurder en de RvC formuleren gezamenlijk een inhoudelijke reactie op de beoordeling en de aanbevelingen uit het visitatierapport. Ook wordt hierin verwerkt wat de corporatie met de uitkomsten en verbeterpunten uit het rapport gaat doen. Dit is de bestuurlijke reactie/zienswijze volgens de visitatiemethodiek en de Woningwet. Daarnaast is het optioneel, maar aanbevolen om ook een bestuurlijke reactie van bijvoorbeeld de huurdersorganisatie of de gemeente toe te voegen.  

De corporatie stuurt het definitieve rapport samen met de bestuurlijke reactie/zienswijze binnen zes weken naar de Autoriteit Woningcorporaties en naar alle geraadpleegde belanghebbenden.  

Procorp ontvangt ook de bestuurlijke reactie, zodat deze met het definitieve rapport wordt doorgezonden aan SVWN. SVWN plaatst vervolgens het rapport, inclusief de bestuurlijke reactie op haar website www.visitaties.nl.  

De corporatie dient het definitieve rapport, inclusief de bestuurlijke reactie, ook binnen de eerdergenoemde termijn van zes weken op haar website te plaatsen. Na publicatie op uw website heeft u aan de visitatieverplichting voldaan. 

7. Faciliteren dialoog

Nadat het rapport definitief is gemaakt, presenteert Procorp samen met uw corporatie het rapport aan de betrokken netwerkpartners. Hier zijn bijvoorbeeld een afvaardiging van de bewonersvereniging en de gemeente bij aanwezig.   

De corporatie en Procorp geven samen een presentatie en vervolgens kunnen zij met de netwerkpartners in gesprek gaan over het definitieve rapport. Hierbij is het waardevol om gelijk het gesprek aan te gaan en samen een maatschappelijke reactie te vormen. Ervaring leert ons dat dit soort sessies/presentaties positief ontvangen worden. Soms worden er zelfs gelijk afspraken gemaakt tussen netwerkpartners.